Excel四十載：辦公室效率工具的數位轉型困境
Excel: The software that's hard to quit
作者: Joe Fay | 時間: Fri, 09 Jan 2026 00:07:59 GMT | 來源: BBC
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一九九〇年代，部分電腦遊戲設有「老闆鍵」，讓員工在需要假裝工作的時候，可立即呼叫出Excel試算表。
如今，若員工被發現埋頭處理試算表，老闆可能會皺眉。微軟旗下的Excel已屆四十歲。在部分科技領導者眼中，它至多是數位工作流程與人工智慧更順暢運作的阻礙，最差則是隨時可能發生的事故。
Excel在商界確實無處不在。根據Acuity Training的研究，三分之二的辦公室員工每小時至少使用一次Excel。
資料視覺化公司Grafana的首席技術官Tom Wilkie表示，Excel能持續流行，部分原因在於它與Word和PowerPoint一樣，已深植於科技教育中。
他說：「Excel確實是個出色的工具。如果你想檢視小型資料集、嘗試一個想法，或為簡報快速製作圖表，沒有比它更適合快速分析的工具了。」
鄧迪大學分析學名譽教授Mark Whitehorn表示，問題在於人們和企業未能區分資料處理與資料分析及視覺化。
Whitehorn表示：「許多小型部門中，資料輸入後進入試算表，經宏指令處理，最後輸出結果。」
宏指令可視為一種捷徑。它能自動執行試算表內的一系列步驟，使這些操作只需點擊一下即可完成，例如以特定格式化資料或進行計算。
Whitehorn續道：「試算表常缺乏適當文件記錄與維護，且編寫宏指令的人已離職，部門其他人員也不知如何操作。」
他進一步說明，這實際上意味著組織內的資料未經集中管控。這使得資料安全、移動或用於更廣泛分析及驅動人工智慧變得困難。
這可能導致關鍵運作仰賴脆弱的試算表。
去年曝光，紐西蘭衛生部曾以Excel試算表作為管理與分析財務績效的「主要資料檔」。
這使得資料收集與整合困難，導致差異與錯誤，且難以掌握即時概況。
在英國，2023年麻醉師招募流程因試算表混亂陷入混亂，而阿富汗資料醜聞則源於Excel試算表的分享。
但讓團隊與個人擺脫Excel卻是一項挑戰。
加拿大電信公司Telus的數位轉型與規劃總監Moutie Wali解釋：「外部供應商或工具提供者很難僅為組織提供一套可適用於所有不同團隊的方案。」
他曾主導將數百名員工從Excel轉移至客製化規劃系統的行動。
目標在於使資料整合與管理更順暢、提升自動化，並融入人工智慧。
但Wali表示，人們希望保留現有的Excel設定，僅從新系統下載資訊。「我明確拒絕。你必須強制執行，不允許試算表與新應用程式共存。」
微軟發言人為其軟體辯護：「四十多年來，Excel已從基礎試算表進化為人人使用的多功能平台。如今使用範圍更勝以往，過去六年月使用量持續成長，並仍是各產業資料分析、建模與報表的預設工具。」
不僅大型組織能從重新思考對Excel的依賴中受益。Kate Corden經營自行車調校業者Hackney Bike Fit，需管理兩類資料流——顧客的個人資訊如身高、體重、柔軟度，以及自行車相關資訊。
她曾是企業界的業務發展經理，Excel使用經驗豐富。但她表示：「資料很容易遺失，也容易被竄改。」
Corden轉向LinkSpace，該工具原設計為個案管理工具，可適用於複雜工作流程。「擁有一套完整資料管理系統，囊括所有內容，而非使用多個Excel試算表，這將有助於我的業務成長。」
捨棄Excel的潛在好處更不僅止於簡化資料管理。
倫敦公關主管Julian Tanner同時也是當地慈善機構的財務主管。他將慈善機構的帳目從Excel轉為線上會計套裝軟體，該軟體能從發票提取資訊。
該套裝內建人工智慧，可一鍵產生客製化報表。
這也意味著他們無需聘請記帳員，每年節省超過6000英鎊。「對慈善機構而言，這是一筆龐大開支，」Tanner表示，「你總會設法避免。」
對大型企業而言，好處包括更順暢的工作流程，以及可匯入人工智慧或機器學習系統的聚合標準化資料。
除更順暢的資料整合與更快的規劃週期外，Wali預期透過消除錯配資金，每年可節省4.2億加元（3億美元；2.3億英鎊）。Telus其他團隊現正考慮效仿。
但這意味著使用者必須準備放棄部分控制權——或至少是控制的錯覺。
Whitehorn解釋：「人們會說：『我要帶著資料這樣做』，但實際上，資料不屬於你，而是屬於公司。」
完全摒棄Excel可能不切實際。因此Whitehorn建議，未來的老闆鍵可能需重新設計，用以掩蓋試算表使用。