Excel四十年：從辦公室必備工具到數位轉型絆腳石？
Excel: The software that's hard to quit
作者: Joe Fay | 時間: Fri, 09 Jan 2026 00:07:59 GMT | 來源: BBC
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在1990年代，部分電腦遊戲設有「老闆鍵」功能，讓員工在需要裝作認真工作的時候能迅速切換出Excel試算表。
如今，主管可能對埋頭處理試算表的員工皺眉。微軟擁有的Excel已誕生40周年，在部分科技領袖眼中，它頂多是阻礙流暢數位工作流程與人工智慧發展的絆腳石，最壞情況則是潛在危機。
Excel在商業領域確實無所不在。根據Acuity Training的研究，三分之二的辦公室員工每小時至少使用一次Excel。
資料視覺化公司Grafana的技術長Tom Wilkie表示，Excel能持續盛行的部分原因在於它與Word和PowerPoint一同深植於科技教育體系中。
「Excel確實是款出色工具。若想檢視小型資料集、測試想法或為簡報快速製圖，沒有比它更適合快速分析的選項了。」他說。
丹地大學分析學榮譽教授Mark Whitehorn指出，問題在於人們與企業未能區分資料處理與資料分析及視覺化的差別。
「許多小型部門都存在這種情況：資料進來後放進試算表，透過巨集運算，最後產出結果。」Whitehorn表示。
巨集可視為一種快捷方式，它能自動執行試算表內的一系列步驟，讓使用者只需點擊一次即可完成指令，例如以特定樣式格式化資料或進行計算。
Whitehorn補充道，試算表經常缺乏完善文件記錄且維護不當，「撰寫巨集的人已離職，部門同事卻不知如何操作。」
他進一步說明，實務上這意味著企業內部資料未受中央管控，不僅難以確保資料安全與流動，也妨礙提取資料進行更廣泛分析或供人工智慧運用。
這可能導致關鍵業務倚賴結構脆弱的試算表運作。
去年揭露的案例顯示，紐西蘭衛生部竟將Excel試算表作為管理與分析財務績效的「主要資料檔」，造成資料彙整困難、出現不一致與錯誤，且難以即時掌握全局。
2023年，英國麻醉師招募流程因試算表混亂陷入癱瘓，而阿富汗資料醜聞也源於Excel試算表的分享。
然而，說服團隊與個人放棄Excel仍是重大挑戰。
加拿大電訊公司Telus的數位轉型與規劃總監Moutie Wali解釋：「外部供應商或工具提供者很難直接為企業提供一套適用於所有團隊的解決方案。」
他主導推動數百名員工從Excel轉換至客製化規劃系統，目標是優化資料整合管理、提升自動化程度並導入人工智慧。
但Wali表示，員工堅持保留原有Excel設定，只想從新系統下載資料。他明確反對：「我完全不允許。必須強制禁止試算表與新應用程式共存。」
微軟發言人為其軟體辯護：「四十餘年來，Excel已從基礎試算表進化為通用平台，每個人都在使用。」
「如今使用率比以往更為廣泛，過去六年月活躍用戶持續增長，且仍是跨產業資料分析、建模與報告的預設工具。」
不只大型組織能從檢視Excel依賴問題中獲益。Kate Corden經營單車調校業「Hackney Bike Fit」，需管理兩類資料流：顧客的身高體重等個人資料，以及單車相關資訊。
身為Excel熟練使用者（曾於企業界擔任業務發展經理），她坦言：「資料很容易遺失，也很容易被竄改。」
Corden改用原為案件管理設計、可適應複雜工作流程的LinkSpace系統。她表示：「這套完整資料管理系統能集中所有資料，不必像過去依賴多個Excel檔案，對我未來擴展業務極有幫助。」
放棄Excel的潛在效益不僅限於簡化資料管理。
倫敦公關主管Julian Tanner同時兼任地方慈善機構財務長，他將組織帳務從Excel轉移至可從發票提取資訊的線上會計套件。該套件內建的人工智慧能一鍵生成客製化報告，更省下記帳員服務費用，每年節省超過6000英鎊。「對慈善組織而言這筆開銷很大，」Tanner表示，「總是能省則省。」
對大型企業而言，效益包含更流暢的工作流程，以及能匯入人工智慧或機器學習系統的彙總標準化資料。
Wali預估，透過消除不協調的資本支出，Telus每年可節省4200萬加元（約3000萬美元）。其他團隊現已考慮跟進。
但這意味著使用者必須願意放棄部分掌控權——或至少是掌控的假象。
Whitehorn解釋：「人們常說『我有自己的資料，我要這樣處理』。但這不是你的資料，而是公司的資料。」
完全拋棄Excel或許不切實際。Whitehorn建議，未來的「老闆鍵」可能得重新設計，用來掩蓋試算表的使用行為。