Excel四十年風雲：從辦公室救星到數位轉型絆腳石
Excel: The software that's hard to quit
作者: Joe Fay | 時間: Fri, 09 Jan 2026 00:07:59 GMT | 來源: BBC
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在1990年代，某些電腦遊戲設有「老闆鍵」，讓員工需要偽裝在工作時能立即調出Excel試算表。
如今老闆看見員工埋首於試算表可能反而皺眉。微軟-owned的Excel已邁入40周年。在部分科技領袖眼中，它最多是流暢數位工作流程與人工智慧的阻礙，最糟則是潛在危機。
Excel在商業領域無所不在。根據Acuity Training研究，三分之二辦公室員工每小時至少使用一次Excel。
資料視覺化公司Grafana首席技術官Tom Wilkie指出，Excel能持續風行部分原因在於它與Word、PowerPoint共同深植於科技教育中。
「Excel確實是極佳工具。若想檢視小型資料集、測試構想或為簡報快速製圖，沒有比它更適合快速分析的方案，」他說。
鄧迪大學分析學榮譽教授Mark Whitehorn指出問題在於人們和企業未能區分資料處理與資料分析及視覺化。
「許多小型部門接收資料後輸入試算表，透過巨集運算後產出結果，」Whitehorn表示。
巨集可視為快速鍵，它自動執行試算表內一系列步驟，使用者僅需點擊一次即可完成指令，例如特定格式化或計算。
Whitehorn補充，試算表常缺乏完善文件記錄與維護，「編寫巨集的人已離職，部門同事卻不知道如何操作。」
更實際的問題是組織內資料缺乏集中管控。這不僅不利資料保安與流轉，也難以提取進行全面分析以驅動人工智慧。
這導致關鍵業務倚賴脆弱的試算表運作。
去年揭曉，紐西蘭衛生署竟以Excel試算表作為「主要資料檔案」來管理財務績效。
此舉造成資料蒐集與整合困難，引發數據差異與錯誤，且難以即時掌握全局。
2023年英國麻醉師招募流程因試算表混亂陷入癱瘓，阿富汗資料醜聞更源於Excel試算表外洩。
然而說服團隊與個人棄用Excel絕非易事。
加拿大電信商Telus數位轉型與規劃總監Moutie Wali解釋：「外部供應商很難單為組織提供一套能貫穿所有團隊的解決方案。」
他主導將數百名員工從Excel轉移至客製化規劃系統，目標是優化資料整合管理、提升自動化並導入人工智慧。
但員工堅持保留原有Excel設定，僅從新系統下載資料。Wali強調：「我明確拒絕。必須徹底禁用試算表，不能與新應用程式共存。」
微軟發言人辯稱：「四十年來，Excel已從基礎試算表演進為全民適用的多功能平台。」
「現今使用率創新高，過去六年月活躍用戶持續成長，仍是各行各業資料分析、建模與報表的預設工具。」
不僅大型組織，小型企業亦能透過重新檢視Excel依賴獲益。Kate Corden經營單車調校公司Hackney Bike Fit，需管理客戶身體數據與車輛資訊雙重資料流。
這位曾任企業開發經理的Excel高手直言：「資料極易遺失或遭修改。」
她轉向LinkSpace系統（原設計為個案管理工具），「擁有完整資料管理系統能彙整所有資訊，取代多個試算表，這對業務擴張至關重要。」
棄用Excel的潛在效益更超越資料管理。
倫敦公關主管Julian Tanner同時擔任地方慈善機構會計，他將帳務轉移到能自動擷取發票資訊的線上會計軟體。
內建人工智慧讓系統能一鍵生成客製化報表，更省下6,000英鎊年度記帳費用：「這對慈善機構是筆龐大支出，我們總設法避免。」
對大型企業而言，效益包含流暢工作流程與標準化數據，這些資料能直接匯入人工智慧系統。
Wali預估透過消除資本配置失衡，每年可節省4,200萬加幣（3,000萬美元；2,300萬英鎊）。Telus其他團隊現正評估跟進。
但這意味使用者需捨棄部分控制權——或至少放棄控制假象。
Whitehorn解釋：「人們常說『我要取用資料自行處理』，但這並非你的資料，而是公司的資產。」
完全淘汰Excel或許不切實際。Whitehorn建議，未來「老闆鍵」可能得重新設計，用來掩蓋試算表使用。