Excel四十年：從辦公室必備工具到數位轉型絆腳石
Excel: The software that's hard to quit
作者: Joe Fay | 時間: Fri, 09 Jan 2026 00:07:59 GMT | 來源: BBC
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1990年代，部分電腦遊戲設有「老闆鍵」，當員工需要假裝正在工作時，可快速呼叫出Excel試算表。
如今，若員工被發現埋首於試算表中，老闆可能會皺眉。微軟所有的Excel已問世40年。在部分科技領導者眼中，它頂多是流暢數位工作流與人工智慧的阻礙，最壞情況下則是潛在事故。
Excel在商業領域確實無所不在。根據Acuity Training的研究，三分之二的辦公室員工每小時至少使用一次Excel。
資料視覺化公司Grafana的技術長Tom Wilkie表示，Excel能夠持續沿用，部分原因在於它與Word、PowerPoint仍深植於科技教育體系。
「Excel確實是個實用工具。若你需要檢視小型資料集、嘗試新點子，或為簡報快速製作圖表，沒有比它更適合快速分析的工具。」他說。
鄧迪大學分析學名譽教授Mark Whitehorn指出，問題在於人們與企業未能區分資料處理與資料分析及視覺化。
「許多小型部門的資料進來後，進到試算表、透過巨集運算，最後產出結果。」Whitehorn說。
巨集可視為一種捷徑，它能自動執行試算表內的一連串步驟，使用者只需點擊一次即可完成指令，例如將資料套用特定格式或進行運算。
Whitehorn補充，試算表常缺乏完善文件與維護，「撰寫巨集的人已經離職，部門同事也不曉得如何操作。」
更實際的問題是，組織內部資料未經集中管控。這使得資料難以維護安全、在組織內流動，也妨礙後續廣泛分析及支援人工智慧應用。
這可能導致關鍵業務運作倚賴脆弱的試算表。
去年揭露，紐西蘭衛生部竟將Excel試算表視為管理與分析財務績效的「主要資料檔案」。
這使資料蒐集與整合變得困難，導致差異與錯誤，更難即時掌握整體概況。
在英國，2023年麻醉師招募流程曾因試算表混亂陷入一片混亂；阿富汗資料醜聞也源於Excel試算表的分享。
但說服團隊與個人放棄使用Excel卻是一大挑戰。
加拿大電訊公司Telus的數位轉型與規劃總監Moutie Wali解釋：「外部供應商很難直接為組織提供適用於所有團隊的工具。」
他主導將數百名員工從Excel轉移至客製化規劃系統的計畫。
目標在於優化資料整合與管理、提升自動化，並整合人工智慧。
然而，員工希望保留現有Excel設定，僅從新系統下載資訊。Wali表示：「我明確拒絕。必須強制禁止試算表與新應用程式並存。」
微軟發言人為其軟體辯護：「四十年來，Excel已從基礎試算表演進為廣泛使用的多功能平台。」
「當前月使用率持續成長，已超過過去六年的紀錄，仍是各行各業資料分析、建模與報告的預設工具。」
不僅大型組織能從重新思考Excel依賴中受益。Kate Corden經營自行車調校業務Hackney Bike Fit，需同時管理顧客個人資料（如身高、體重、柔軟度）與車輛資訊。
她曾擔任企業發展經理，熟稔Excel操作，卻表示：「資料很容易遺失，也容易被修改。」
Corden改用原本設計為案件管理工具的LinkSpace，該系統可適應複雜工作流程。「這是一套完整資料管理系統，能整合所有資料，避免多個Excel檔案並行，有助於業務擴張。」
拋棄Excel的潛在效益不僅限於資料管理。
倫敦公關經理Julian Tanner同時擔任地方慈善機構司庫，將會計系統從Excel轉為可從發票提取資訊的線上會計軟體。
該軟體內建人工智慧，能一鍵產製客製化報告，也使他們無需聘用簿記員，每年節省逾6,000英鎊。「對慈善機構來說這是一筆重大開支，向來能免則免。」Tanner說。
對大型企業而言，效益還包括流暢的工作流程，以及能輸入人工智慧或機器學習系統的標準化匯總資料。
Wali預期透過消除資本錯配，每年可節省4,200萬加元（3,000萬美元；2,300萬英鎊）。Telus其他團隊也正評估轉型。
但這意味著使用者需願意放棄部分掌控權，或至少是掌控幻覺。
Whitehorn解釋：「人們常說『我掌握資料，我要這樣做』，但資料屬於公司，不屬於個人。」
完全摒棄Excel或許不切實際。Whitehorn建議，未來「老闆鍵」可能需要重新設計，用來掩蓋試算表使用行為。