即將休假前別忘這事：專家揭撰寫完美離行自動回覆的準則與禁忌
To joke or not to joke?: How to write a good out-of-office message
作者: https://www.facebook.com/bbcnews | 時間: Mon, 17 Aug 2026 23:00:41 GMT | 來源: BBC
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你終於要開始這段應得的假期，但在踏上旅程前還有一項待辦清單任務必須完成：撰寫離行自動回覆。
許多人對於該包含多少資訊、休假期間是否保持聯繫，以及是否要在訊息中加入個性或甚至冒險開個玩笑，往往辯論不休。
專家表示，在撰寫離行郵件（OOO）時有明確的「應做」與「不應做」事項，寫錯可能帶來的後果比你以為的更嚴重。以下是他們書寫完美自動回覆的規則。
禮儀諮詢公司 Debretts 表示，良好的自動回覆應該禮貌且精簡，說明具體歸隊日期，並視情況提供另一個聯絡點。
但也應避免過度分享私事，例如包含度假計畫細節，或是吹噓別墅或昂貴愛好等。
說明了避免分享關於假期計畫的個人詳情，Debretts 強調，對於休假原因進行「道德信號展示」也是禁忌之一。禮儀專家魯珀特·韋森表示，這可能顯得「自滿」或像「過度用力」。
「有些人會因為你知道你正與家人度過『優質時光』而很高興，但鑑於他們才是那個郵件找你的工作努力的人，你有風險去冒犯他們的鼻子。」
不過，只有一行字表示「我離職了」卻沒有歸期或替代郵箱的訊息，會比解答問題引起更多疑問。
「人們不知道什麼時候能期待收到回覆或是誰能提供協助，這種不確定性正是導致『以防萬一』之後跟進的原因，」LinkedIn 職業專家夏洛特·戴維斯指出。
她認為一個良好的 OOO 要做兩件事：分享你的日期並指引人們至備用聯絡人。她也認為值得在離職前向頂替你的人說明任何重要事項：「這有助於郵件聯絡你的人，也保護了你的假期。」
你會設定像這樣的離行自動回覆嗎？
雖然個人觸感可能在非正式團隊文化中起作用於 OOO，但要注意幽默未必總是能透過電子郵件奏效。銷售與行銷主管保羅·菲特西蒙斯認為，即使內容有趣，過於油嘴滑舌或諷刺的訊息也可能惹上麻煩。
「我目前不在辦公室，假裝這家公司不存在……如果是急事，請聯繫關心你的人……我離開期間收到的郵件將被無閱讀刪除，」他舉例說明。重要的是要管理人們對於你可用性的預期。
前資深銷售主管亞當·默菲特表示，一位前任同事因 OOO 中的笑話惹怒客戶而失去交易。但他認為幽默可以幫助某些人在溝通日益由 AI 驅動的時代脫穎而出。「總是問自己，你會把同樣的東西放在電子郵件裡嗎？」他說。
「你發送的任何內容都會被人閱讀，人們會基於此評判你。」
評論家常抱怨寄信人說他們離職期間將有「有限郵件訪問權」。風險是這邀請人們繼續聯絡你，彷彿你仍在工作。韋森表示，如果你真的很需要假期檢查郵件，最好說：「我會定期檢查郵件」，以管理預期。戴維斯補充，如果你想真正休息，「要清楚說明——例如『我這段時間不會查看郵件』」。
「記住，在英國，除非合約另有規定，否則你享有不受干擾的年假法律權利。」
1. 保持禮貌：不要只直接說「我正在休假」。在訊息開頭加上問候語，如「謝謝你的郵件」。
2. 提供具體歸期及適當時備用聯絡人。確保所有聯絡資訊正確無誤。
3. 清楚說明你的可用性：管理預期，如果你不希望被聯絡，請明確表示。
4. 不要承諾回歸後即時回覆：積壓是完全正常的，所以「幾天內」是更好的承諾。
5. 如果你在 Outlook 中使用它，務必勾選內部和外部聯絡人。這很容易遺漏。
6. 返回時關閉離行功能：陳舊的 OOO 看起來會顯得無組織。
來源：Debretts、LinkedIn